360° IA ALPHA SYSTEM — Diagnóstico Empresarial
🚀 Etapa de Onboarding

360°IA ALPHA SYSTEM

⚡ Diagnóstico Empresarial Integral

Este cuestionario forma parte del proceso de onboarding.
Aquí no optimizamos. Aquí no proponemos soluciones.
Aquí mapeamos la realidad actual de tu empresa.

📌

En esta fase solo observamos, preguntamos y documentamos.
El diagnóstico es el primer paso para transformar tu empresa.

01 · Marketing 02 · Ventas 03 · Delivering 04 · Administración
ÁREA 01 / 04

🔵 Marketing

Captación, posicionamiento y comunicación de marca

1.1 — Captación y Generación de Leads
01¿Cuáles son los principales canales de adquisición actualmente?

Selecciona de dónde proviene la mayoría de tus clientes potenciales hoy. Puedes marcar varios. Ej.: si clientes llegan principalmente por recomendación de otros clientes = Referidos; si inviertes en Google Ads o Meta Ads = Pago.

02¿Existe una estrategia de contenido documentada?

Una estrategia documentada implica tener por escrito: objetivos, calendario editorial, formatos, canales y responsables. Ej.: "Publicamos 3 veces/semana en Instagram según un calendario en Notion" = estrategia parcial. Si solo se publica cuando hay tiempo o inspiración = No.

03¿Quién es responsable de marketing?

Indica si hay una persona dedicada, un equipo interno, una agencia externa, o si el fundador lo gestiona. Esto nos permite entender la capacidad real del área.

04¿Cuántos leads promedio generan al mes?

Un "lead" es cualquier persona que ha mostrado interés activo: formulario web, mensaje directo, llamada entrante, etc. Si no tienes el dato exacto, una estimación aproximada es suficiente.

05¿Tienen definido el buyer persona?

El buyer persona es el perfil detallado de tu cliente ideal: cargo, sector, dolores, motivaciones y hábitos de compra. Ej.: "Director de RRHH de empresa mediana (50-200 empleados) que busca reducir la rotación de personal y optimizar el tiempo de contratación."

1.2 — Analítica y Métricas
06¿Se mide el CPL (Costo por Lead)?

El CPL es cuánto cuesta en promedio conseguir un lead: inversión total ÷ leads obtenidos. Ej.: "Invertimos $500/mes en ads y obtenemos 50 leads → CPL = $10." Conocer este dato es clave para evaluar la rentabilidad de tus canales.

07¿Existe un dashboard de marketing activo?

Un dashboard centraliza métricas clave en tiempo real (leads, tráfico, conversiones, ROI). Puede ser en Looker Studio, HubSpot, Notion o incluso una hoja de cálculo actualizada semanalmente. Ej.: "Tenemos un Google Data Studio conectado a GA4 y Meta Ads."

08¿Qué métricas se revisan semanalmente?

Describe los indicadores concretos que el equipo analiza cada semana. Sé específico: no basta con "las redes sociales", sino qué número y por qué importa.

1.3 — Automatización de Marketing
09¿Qué procesos de marketing están automatizados actualmente?

Describe las acciones que ocurren sin intervención manual. Ej.: "Cuando alguien completa el formulario web, recibe automáticamente un email de bienvenida y queda registrado en el CRM con la etiqueta 'lead nuevo'."

10¿Qué herramientas de marketing utilizan actualmente?

Lista todas las plataformas activas: email marketing, redes sociales, analítica, CRM, diseño, publicidad, etc. Incluir el propósito de cada herramienta ayuda a entender el ecosistema tecnológico actual.

11Inversión mensual total en herramientas de marketing:

Incluye solo suscripciones y licencias de software (no la inversión en publicidad pagada). Ej.: Mailchimp $50 + Semrush $120 + Canva $15 = $185/mes. Si no tienes el dato exacto, una estimación es válida.

1.4 — Marca y Comunicación
12¿Existe un manual de marca documentado?

Un manual de marca incluye: logotipo y variantes, paleta de colores, tipografías oficiales, tono de voz y guías de uso. Ej.: "Tenemos un PDF con normas de logotipo y colores, pero no está definido el tono de comunicación escrita."

13¿El mensaje es consistente en todos los canales? (1 = Muy inconsistente / 5 = Totalmente consistente)

Evalúa si el tono, lenguaje y propuesta de valor son coherentes en Instagram, web, emails y WhatsApp. Ej.: Si en Instagram eres muy cercano e informal pero en tu web usas un lenguaje técnico y frío = puntuación 2.

Muy inconsistente
Totalmente consistente
14¿Cómo se diferencian de la competencia?

Describe qué hace que tu empresa sea la elección preferida: puede ser precio, velocidad, especialización, tecnología, experiencia del cliente, garantías, modelo de servicio, etc.

ÁREA 02 / 04

🔴 Ventas

Conversión, pipeline y cierre

2.1 — Pipeline Comercial
01Describe el proceso desde que entra un lead hasta que se cierra la venta.

Detalla el recorrido comercial completo: cómo se contacta al lead, qué etapas atraviesa y cómo se concreta el cierre. Describe cómo ocurre hoy en la realidad, no cómo debería ocurrir idealmente.

02¿Existe un pipeline comercial documentado con etapas definidas?

Un pipeline documentado es un mapa visual de etapas con criterios claros de avance entre ellas. Ej.: Lead nuevo → Contactado → Propuesta enviada → En negociación → Cerrado ganado / Cerrado perdido. Sin esto, cada vendedor gestiona a su criterio.

03¿Utilizan un CRM para gestionar leads y oportunidades?

Un CRM centraliza el historial de cada lead: estado en el pipeline, contactos realizados, notas y tareas pendientes. Ej.: HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zoho CRM. Si lo gestionan en hojas de cálculo, también es válido indicarlo.

04Tasa de conversión de lead a cliente (%):

De cada 100 leads, ¿cuántos se convierten en clientes? Si no tienes el dato exacto, proporciona una estimación. Ej.: "De 100 leads, cerramos con 12" = 12% de conversión.

05Duración promedio del ciclo de venta (desde el primer contacto hasta el cierre):

¿Cuánto tiempo suele pasar entre que alguien se convierte en lead y que firma o realiza el pago? Si varía según el tipo de cliente, puedes especificarlo.

2.2 — Seguimiento de Leads
06¿Existe una secuencia de seguimiento estructurada para leads que no compran de inmediato?

Una secuencia define: cuántas veces contactar, por qué canal, con qué mensaje y en qué intervalo. Ej.: Día 1: llamada de seguimiento → Día 3: email con caso de éxito → Día 7: WhatsApp con oferta especial → Día 14: llamada de cierre final.

07Número promedio de contactos antes de cerrar una venta:

Estima cuántas interacciones (llamadas, emails, mensajes) tiene tu equipo con un lead desde el primer contacto hasta el cierre. Ej.: "En promedio hacemos 4 contactos: llamada inicial, envío de propuesta, seguimiento y llamada de cierre."

08¿Qué ocurre con los leads que no compran en el ciclo inmediato?

Describe si existe algún proceso de re-engagement o nutrición para estos contactos. Ej.: "Los leads que dicen 'no por ahora' se añaden a una lista de email mensual con contenido de valor y se reactivan a los 90 días con una nueva propuesta."

2.3 — Métricas Comerciales
09¿Cuáles son los KPIs principales del área de ventas?

Los KPIs son los indicadores que el equipo de ventas monitoriza para evaluar su rendimiento. Sé específico: no basta con "las ventas", sino qué métricas concretas se miden y con qué frecuencia.

10¿Conocen el LTV (Valor de Vida del Cliente) promedio?

El LTV es el ingreso total que genera un cliente durante toda su relación con tu empresa. Ej.: "Un cliente promedio paga $200/mes y permanece activo 14 meses → LTV = $2,800." Este dato es clave para saber cuánto invertir en adquisición.

2.4 — Equipo Comercial
11Número total de personas en el equipo de ventas:

Cuenta a todos los que participan activamente en el proceso de venta: asesores, SDRs, closers, account managers. Incluye al fundador si participa directamente en cierres.

12¿Existe un script o guión de ventas estandarizado?

Un script estandarizado es un guión o framework base para las conversaciones comerciales: preguntas de calificación, argumentario de valor, manejo de objeciones y llamada a la acción. Ej.: "Tenemos un documento en Notion con el flujo de llamada y las 5 objeciones más frecuentes con sus respuestas."

13¿Existe dependencia crítica de una sola persona para cerrar ventas?

Esto ocurre cuando la mayoría de las ventas depende de una sola persona, generalmente el fundador o el mejor vendedor. Es un riesgo operativo alto. Ej.: "El 80% de los cierres los realiza el CEO porque los clientes piden hablar directamente con él antes de decidir."

ÁREA 03 / 04

🟢 Delivering

Entrega, operaciones y cumplimiento

3.1 — Proceso de Entrega
01Describe cómo se entrega el servicio o producto al cliente.

Detalla el recorrido desde que el cliente confirma la compra hasta que recibe y valida lo contratado. Incluye quién ejecuta cada etapa, qué herramientas se usan y cómo se comunica el progreso al cliente.

02¿Existe un proceso de onboarding documentado para nuevos clientes?

El onboarding del cliente guía al nuevo cliente desde la firma hasta que está activo y satisfecho. Ej.: "Tenemos un email de bienvenida automático, una reunión de kickoff, acceso al portal del cliente y un kit de inicio con instrucciones paso a paso."

03Tiempo promedio de entrega (desde la confirmación de compra hasta la entrega final):

Indica el tiempo total del ciclo de entrega. Si varía según el tipo de servicio o cliente, especifícalo. Ej.: "Servicio estándar: 5 días hábiles. Servicio personalizado o de mayor complejidad: entre 3 y 4 semanas."

04¿Dónde se generan los mayores cuellos de botella en el proceso de entrega?

Un cuello de botella es cualquier punto que ralentiza o bloquea la entrega. Puede ser un recurso escaso, una aprobación pendiente, una dependencia técnica, etc. Ej.: "El mayor retraso ocurre cuando necesitamos aprobación del cliente para continuar y tarda más de 3 días en responder."

3.2 — Control de Calidad
05¿Existe un checklist o SOP (Procedimiento Operativo Estándar) documentado para la entrega?

Un SOP garantiza que cada entrega cumpla los mismos estándares de calidad, sin depender de la memoria o experiencia individual de cada ejecutor. Ej.: "Tenemos un checklist en Notion de 12 puntos que se revisa obligatoriamente antes de entregar cualquier proyecto al cliente."

06¿Se mide la satisfacción del cliente tras la entrega?

Indica si existe algún mecanismo formal: encuesta NPS, formulario de feedback, llamada de seguimiento post-entrega, etc. Ej.: "Enviamos un formulario de satisfacción automático a los 3 días de la entrega y llamamos personalmente a clientes con puntuación menor a 7."

3.3 — Automatización Operativa
07¿Qué herramientas utilizan para gestionar la operación y los proyectos?

Lista todos los softwares que el equipo usa para coordinar tareas, proyectos, comunicación interna y seguimiento de entregas. Incluir el propósito de cada uno ayuda a mapear el ecosistema operativo actual.

08¿Qué procesos operativos son aún completamente manuales?

Identifica las tareas repetitivas que requieren intervención humana y que podrían automatizarse. Estos son los principales candidatos para optimización con IA o automatización. Ej.: "Generamos manualmente informes de avance para cada cliente cada viernes, lo que toma unas 4 horas de trabajo colectivo por semana."

3.4 — Equipo Operativo
09Número de personas involucradas directamente en la entrega del servicio/producto:

Cuenta a todos los que ejecutan y entregan lo que el cliente contrató: ejecutores, coordinadores, especialistas, QA, etc. No incluyas al equipo de ventas o administración salvo que participen activamente en la entrega.

10¿Los roles y responsabilidades del equipo de entrega están claramente definidos?

Evalúa si cada persona sabe exactamente qué le corresponde hacer, qué decisiones puede tomar de forma autónoma y a quién escalar. Ej.: "Tenemos descripciones de rol documentadas y cada miembro sabe cuáles proyectos gestiona y cuáles son sus límites de decisión."

ÁREA 04 / 04

🟣 Administración

Operaciones, datos y control

4.1 — Gestión de Datos
01¿Dónde se almacena la información clave del negocio?

Indica dónde residen los datos críticos: contratos, base de clientes, documentos financieros, procedimientos internos, etc. Puedes marcar varios. Ej.: "Los contratos están en Google Drive, los datos de clientes en el CRM y la contabilidad en el software del contador."

02¿Existe un sistema centralizado donde toda la información está accesible para el equipo?

Un sistema centralizado permite que cualquier persona con permisos encuentre lo que necesita sin depender de que alguien se lo envíe. Ej.: "Tenemos un workspace en Notion con todos los procedimientos, accesos, plantillas y documentación de clientes organizada por categoría."

03¿Se realizan copias de seguridad (backups) periódicas de la información crítica?

Los backups protegen ante pérdidas accidentales, ciberataques o fallos técnicos. Ej.: "Tenemos backup automático diario en Google Drive y una copia mensual adicional en un disco externo guardado fuera de la oficina."

4.2 — Control Financiero
04¿Conocen el margen real de ganancia por producto o servicio?

El margen real incluye todos los costes directos e indirectos: mano de obra, herramientas, tiempo de gestión, comisiones, soporte post-venta, etc. Ej.: "El servicio A genera un 45% de margen neto, pero el servicio B solo un 18% porque los costes operativos son proporcionalmente mayores."

05¿Se genera un reporte financiero mensual?

Un reporte financiero mensual incluye al menos: ingresos, gastos, beneficio neto y comparativa con el mes anterior o el presupuesto. Ej.: "Cada primer lunes del mes el contador nos envía el P&L del mes anterior y lo revisamos en reunión de dirección."

06¿Existe un control de flujo de caja actualizado?

El flujo de caja muestra el dinero que entra y sale semana a semana, permitiendo anticipar problemas de liquidez antes de que ocurran. Ej.: "Tenemos una hoja de cálculo actualizada cada lunes con facturas pendientes de cobro, pagos programados y proyección de caja a 60 días."

4.3 — Reportes y Toma de Decisiones
07¿Existe un dashboard general del negocio con los indicadores clave?

Un dashboard general consolida los KPIs más importantes de todas las áreas en una sola vista: ventas, operaciones, finanzas y satisfacción de clientes. Ej.: "Tenemos un Looker Studio que el equipo directivo revisa cada lunes con datos de ingresos, satisfacción de clientes y costes operativos."

08¿Las decisiones estratégicas se toman con base en datos? (1 = Nunca / 5 = Siempre)

Evalúa en qué medida las decisiones importantes se basan en datos reales vs. intuición o experiencia personal. Un 5 implica que antes de cualquier decisión relevante se consultan métricas, reportes o análisis concretos; un 1 significa que casi todo se decide por intuición.

Solo intuición
Siempre datos
4.4 — Automatización y Seguridad Digital
09¿Qué procesos administrativos están automatizados actualmente?

Piensa en tareas que ocurren sin intervención manual: facturación periódica, recordatorios de cobro, envío de contratos, generación de reportes, etc. Ej.: "La facturación se genera automáticamente al cierre de cada proyecto y los recordatorios de pago se envían a los 5, 10 y 15 días del vencimiento."

10¿Existe un protocolo de seguridad digital documentado?

Un protocolo de seguridad incluye: gestión de contraseñas, niveles de acceso por rol, política de dispositivos, plan de respuesta ante incidentes y proceso para revocar accesos al salir un colaborador. Ej.: "Usamos un gestor de contraseñas corporativo y tenemos un checklist de offboarding para revocar todos los accesos cuando alguien deja el equipo."

Diagnóstico Completado

✔️ Etapa de Onboarding Finalizada

Has completado la etapa de observación y mapeo.
Ahora tenemos claridad sobre el estado real de tu empresa.