Este cuestionario forma parte del proceso de onboarding.
Aquí no optimizamos. Aquí no proponemos soluciones.
Aquí mapeamos la realidad actual de tu empresa.
En esta fase solo observamos, preguntamos y documentamos.
El diagnóstico es el primer paso para transformar tu empresa.
Captación, posicionamiento y comunicación de marca
Selecciona de dónde proviene la mayoría de tus clientes potenciales hoy. Puedes marcar varios. Ej.: si clientes llegan principalmente por recomendación de otros clientes = Referidos; si inviertes en Google Ads o Meta Ads = Pago.
Una estrategia documentada implica tener por escrito: objetivos, calendario editorial, formatos, canales y responsables. Ej.: "Publicamos 3 veces/semana en Instagram según un calendario en Notion" = estrategia parcial. Si solo se publica cuando hay tiempo o inspiración = No.
Indica si hay una persona dedicada, un equipo interno, una agencia externa, o si el fundador lo gestiona. Esto nos permite entender la capacidad real del área.
Un "lead" es cualquier persona que ha mostrado interés activo: formulario web, mensaje directo, llamada entrante, etc. Si no tienes el dato exacto, una estimación aproximada es suficiente.
El buyer persona es el perfil detallado de tu cliente ideal: cargo, sector, dolores, motivaciones y hábitos de compra. Ej.: "Director de RRHH de empresa mediana (50-200 empleados) que busca reducir la rotación de personal y optimizar el tiempo de contratación."
El CPL es cuánto cuesta en promedio conseguir un lead: inversión total ÷ leads obtenidos. Ej.: "Invertimos $500/mes en ads y obtenemos 50 leads → CPL = $10." Conocer este dato es clave para evaluar la rentabilidad de tus canales.
Un dashboard centraliza métricas clave en tiempo real (leads, tráfico, conversiones, ROI). Puede ser en Looker Studio, HubSpot, Notion o incluso una hoja de cálculo actualizada semanalmente. Ej.: "Tenemos un Google Data Studio conectado a GA4 y Meta Ads."
Describe los indicadores concretos que el equipo analiza cada semana. Sé específico: no basta con "las redes sociales", sino qué número y por qué importa.
Describe las acciones que ocurren sin intervención manual. Ej.: "Cuando alguien completa el formulario web, recibe automáticamente un email de bienvenida y queda registrado en el CRM con la etiqueta 'lead nuevo'."
Lista todas las plataformas activas: email marketing, redes sociales, analítica, CRM, diseño, publicidad, etc. Incluir el propósito de cada herramienta ayuda a entender el ecosistema tecnológico actual.
Incluye solo suscripciones y licencias de software (no la inversión en publicidad pagada). Ej.: Mailchimp $50 + Semrush $120 + Canva $15 = $185/mes. Si no tienes el dato exacto, una estimación es válida.
Un manual de marca incluye: logotipo y variantes, paleta de colores, tipografías oficiales, tono de voz y guías de uso. Ej.: "Tenemos un PDF con normas de logotipo y colores, pero no está definido el tono de comunicación escrita."
Evalúa si el tono, lenguaje y propuesta de valor son coherentes en Instagram, web, emails y WhatsApp. Ej.: Si en Instagram eres muy cercano e informal pero en tu web usas un lenguaje técnico y frío = puntuación 2.
Describe qué hace que tu empresa sea la elección preferida: puede ser precio, velocidad, especialización, tecnología, experiencia del cliente, garantías, modelo de servicio, etc.
Conversión, pipeline y cierre
Detalla el recorrido comercial completo: cómo se contacta al lead, qué etapas atraviesa y cómo se concreta el cierre. Describe cómo ocurre hoy en la realidad, no cómo debería ocurrir idealmente.
Un pipeline documentado es un mapa visual de etapas con criterios claros de avance entre ellas. Ej.: Lead nuevo → Contactado → Propuesta enviada → En negociación → Cerrado ganado / Cerrado perdido. Sin esto, cada vendedor gestiona a su criterio.
Un CRM centraliza el historial de cada lead: estado en el pipeline, contactos realizados, notas y tareas pendientes. Ej.: HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zoho CRM. Si lo gestionan en hojas de cálculo, también es válido indicarlo.
De cada 100 leads, ¿cuántos se convierten en clientes? Si no tienes el dato exacto, proporciona una estimación. Ej.: "De 100 leads, cerramos con 12" = 12% de conversión.
¿Cuánto tiempo suele pasar entre que alguien se convierte en lead y que firma o realiza el pago? Si varía según el tipo de cliente, puedes especificarlo.
Una secuencia define: cuántas veces contactar, por qué canal, con qué mensaje y en qué intervalo. Ej.: Día 1: llamada de seguimiento → Día 3: email con caso de éxito → Día 7: WhatsApp con oferta especial → Día 14: llamada de cierre final.
Estima cuántas interacciones (llamadas, emails, mensajes) tiene tu equipo con un lead desde el primer contacto hasta el cierre. Ej.: "En promedio hacemos 4 contactos: llamada inicial, envío de propuesta, seguimiento y llamada de cierre."
Describe si existe algún proceso de re-engagement o nutrición para estos contactos. Ej.: "Los leads que dicen 'no por ahora' se añaden a una lista de email mensual con contenido de valor y se reactivan a los 90 días con una nueva propuesta."
Los KPIs son los indicadores que el equipo de ventas monitoriza para evaluar su rendimiento. Sé específico: no basta con "las ventas", sino qué métricas concretas se miden y con qué frecuencia.
El LTV es el ingreso total que genera un cliente durante toda su relación con tu empresa. Ej.: "Un cliente promedio paga $200/mes y permanece activo 14 meses → LTV = $2,800." Este dato es clave para saber cuánto invertir en adquisición.
Cuenta a todos los que participan activamente en el proceso de venta: asesores, SDRs, closers, account managers. Incluye al fundador si participa directamente en cierres.
Un script estandarizado es un guión o framework base para las conversaciones comerciales: preguntas de calificación, argumentario de valor, manejo de objeciones y llamada a la acción. Ej.: "Tenemos un documento en Notion con el flujo de llamada y las 5 objeciones más frecuentes con sus respuestas."
Esto ocurre cuando la mayoría de las ventas depende de una sola persona, generalmente el fundador o el mejor vendedor. Es un riesgo operativo alto. Ej.: "El 80% de los cierres los realiza el CEO porque los clientes piden hablar directamente con él antes de decidir."
Entrega, operaciones y cumplimiento
Detalla el recorrido desde que el cliente confirma la compra hasta que recibe y valida lo contratado. Incluye quién ejecuta cada etapa, qué herramientas se usan y cómo se comunica el progreso al cliente.
El onboarding del cliente guía al nuevo cliente desde la firma hasta que está activo y satisfecho. Ej.: "Tenemos un email de bienvenida automático, una reunión de kickoff, acceso al portal del cliente y un kit de inicio con instrucciones paso a paso."
Indica el tiempo total del ciclo de entrega. Si varía según el tipo de servicio o cliente, especifícalo. Ej.: "Servicio estándar: 5 días hábiles. Servicio personalizado o de mayor complejidad: entre 3 y 4 semanas."
Un cuello de botella es cualquier punto que ralentiza o bloquea la entrega. Puede ser un recurso escaso, una aprobación pendiente, una dependencia técnica, etc. Ej.: "El mayor retraso ocurre cuando necesitamos aprobación del cliente para continuar y tarda más de 3 días en responder."
Un SOP garantiza que cada entrega cumpla los mismos estándares de calidad, sin depender de la memoria o experiencia individual de cada ejecutor. Ej.: "Tenemos un checklist en Notion de 12 puntos que se revisa obligatoriamente antes de entregar cualquier proyecto al cliente."
Indica si existe algún mecanismo formal: encuesta NPS, formulario de feedback, llamada de seguimiento post-entrega, etc. Ej.: "Enviamos un formulario de satisfacción automático a los 3 días de la entrega y llamamos personalmente a clientes con puntuación menor a 7."
Lista todos los softwares que el equipo usa para coordinar tareas, proyectos, comunicación interna y seguimiento de entregas. Incluir el propósito de cada uno ayuda a mapear el ecosistema operativo actual.
Identifica las tareas repetitivas que requieren intervención humana y que podrían automatizarse. Estos son los principales candidatos para optimización con IA o automatización. Ej.: "Generamos manualmente informes de avance para cada cliente cada viernes, lo que toma unas 4 horas de trabajo colectivo por semana."
Cuenta a todos los que ejecutan y entregan lo que el cliente contrató: ejecutores, coordinadores, especialistas, QA, etc. No incluyas al equipo de ventas o administración salvo que participen activamente en la entrega.
Evalúa si cada persona sabe exactamente qué le corresponde hacer, qué decisiones puede tomar de forma autónoma y a quién escalar. Ej.: "Tenemos descripciones de rol documentadas y cada miembro sabe cuáles proyectos gestiona y cuáles son sus límites de decisión."
Operaciones, datos y control
Indica dónde residen los datos críticos: contratos, base de clientes, documentos financieros, procedimientos internos, etc. Puedes marcar varios. Ej.: "Los contratos están en Google Drive, los datos de clientes en el CRM y la contabilidad en el software del contador."
Un sistema centralizado permite que cualquier persona con permisos encuentre lo que necesita sin depender de que alguien se lo envíe. Ej.: "Tenemos un workspace en Notion con todos los procedimientos, accesos, plantillas y documentación de clientes organizada por categoría."
Los backups protegen ante pérdidas accidentales, ciberataques o fallos técnicos. Ej.: "Tenemos backup automático diario en Google Drive y una copia mensual adicional en un disco externo guardado fuera de la oficina."
El margen real incluye todos los costes directos e indirectos: mano de obra, herramientas, tiempo de gestión, comisiones, soporte post-venta, etc. Ej.: "El servicio A genera un 45% de margen neto, pero el servicio B solo un 18% porque los costes operativos son proporcionalmente mayores."
Un reporte financiero mensual incluye al menos: ingresos, gastos, beneficio neto y comparativa con el mes anterior o el presupuesto. Ej.: "Cada primer lunes del mes el contador nos envía el P&L del mes anterior y lo revisamos en reunión de dirección."
El flujo de caja muestra el dinero que entra y sale semana a semana, permitiendo anticipar problemas de liquidez antes de que ocurran. Ej.: "Tenemos una hoja de cálculo actualizada cada lunes con facturas pendientes de cobro, pagos programados y proyección de caja a 60 días."
Un dashboard general consolida los KPIs más importantes de todas las áreas en una sola vista: ventas, operaciones, finanzas y satisfacción de clientes. Ej.: "Tenemos un Looker Studio que el equipo directivo revisa cada lunes con datos de ingresos, satisfacción de clientes y costes operativos."
Evalúa en qué medida las decisiones importantes se basan en datos reales vs. intuición o experiencia personal. Un 5 implica que antes de cualquier decisión relevante se consultan métricas, reportes o análisis concretos; un 1 significa que casi todo se decide por intuición.
Piensa en tareas que ocurren sin intervención manual: facturación periódica, recordatorios de cobro, envío de contratos, generación de reportes, etc. Ej.: "La facturación se genera automáticamente al cierre de cada proyecto y los recordatorios de pago se envían a los 5, 10 y 15 días del vencimiento."
Un protocolo de seguridad incluye: gestión de contraseñas, niveles de acceso por rol, política de dispositivos, plan de respuesta ante incidentes y proceso para revocar accesos al salir un colaborador. Ej.: "Usamos un gestor de contraseñas corporativo y tenemos un checklist de offboarding para revocar todos los accesos cuando alguien deja el equipo."
✔️ Etapa de Onboarding Finalizada
Has completado la etapa de observación y mapeo.
Ahora tenemos claridad sobre el estado real de tu empresa.